Организация корпоративного праздника "под ключ" - заветное желание каждого уважающего себя event-агентства. Однако заказчики, как правило, не отдают организацию мероприятия на аутсорсинг полностью, хотя и признают, что для сотрудников компании участие в "предпраздничных хлопотах" - трудоемкое и утомительное занятие.
Алексей Лещенко, директор днепропетровского event-агентства "Подия", убежден, что в городе уже есть зрелые и профессиональные компании, способные взять на себя организацию корпоратива от "А до Я". Более того, он считает, что именно передача на подряд всего комплекса услуг, связанных с организацией праздника, поможет достичь высокого уровня мероприятия и облегчит работу как заказчику, так и подрядчику.
- Каждым делом должен заниматься профессионал, - уверен Алексей Лещенко. - Проблема в том, что в event'ах слишком многие считают себя профессионалами. Хозяева или менеджеры компаний начинают учить агентство, как правильно строить работу, вмешиваются в процесс. Мы 15 лет на рынке event, за это время уже "наработали" себе имя, есть клиенты, которые нам полностью доверяют, и, тем не менее - все еще сталкиваемся с проблемой нежелания клиента прислушаться к рекомендациям агентства.
Директор киевского event-агентства "Гетьман-Фуршет" Светлана Матвиенко отмечает, что в столице уже появилось понимание того, что организация праздника - это комплекс услуг, а не набор отельных составляющих - фуршета, музыки, шоу-программы и т.д. С каждым годом на организацию корпоративных праздников выделяются все большие и большие бюджеты, а значит - повышаются требования к "корпоративам". Поэтому нужны недюжинные силы, чтобы чем-то удивить заказчика. С такими задачами могут справиться только крупные агентства. Тем не менее, поскольку спрос на услуги event-агентств постоянно растет, резко увеличивается число желающих поиграть на этом рынке.
- Большая проблема для крупных агентств, у которых есть опыт работы и собственное имя на рынке - это "отпочковывание" сотрудников, которые, проработав некоторое время, уходят и создают свои агентства, - констатирует Светлана Матвиенко. - Эти структуры не могут похвастаться профессионализмом, оригинальностью творческих идей, потому что используют наработки, которые получили, работая в крупном агентстве, они демпингуют на рынке и дискредитируют само понятие "event-агентство", создавая проблемы для действительно хороших структур.
Растущая конкуренция, по законам жанра, должна отразиться на качестве работы агентств. Однако пока заказчики высказываются об уровне днепропетровского event-рынка достаточно сдержано.
Виктория Гнаток, начальник отдела маркетинга и рекламы в сети магазинов "ProCтор", уверена, что "имя" агентства не является 100%-ным признаком "перфектности" его работы.
- Прошлой зимой мы проводили корпоративный Новый год в боулинг-клубе, так сказать - в "семейной" атмосфере. Помочь в организации праздника мы попросили агентство, которое является нашим постоянным партнером, но не специализируется на проведении корпоративных праздников. Вышло все хорошо и слажено - была музыка, ведущие - Дед Мороз и Снегурочка, игровая программа. Всем все понравилось и мы остались довольны.
Другую торжественную дату хотели отметить с размахом, решили привлечь более именитую команду. В результате лично я не почувствовали принципиальной разницы и особого, профессионального подхода. В целом мероприятием мы остались довольны, но для себя сделали вывод, что вполне можно работать с небольшими компаниями. Громкие имена агентств играют роль, только если заказчик не уверен в собственных силах.
Практика показывает, что event-команды, которые еще не окрепли и не приобрели желаемую репутацию, зачастую ведут борьбу за каждый заказ - вне зависимости от того, насколько он экономически выгоден, а сотрудничество с заказчиком - перспективно. Они могут опускаться в цене едва ли не до уровня себестоимости, и, в то же время - проявляют больше ответственности, стараются изобрести что-то новенькое, удивить заказчика творческим подходом. Таким образом, они нарабатывают имя и опыт.
Крупные агентства в "сезон", как правило, загружены работой, одновременно "ведут" нескольких клиентов. Творческий процесс у них отчасти поставлен на поток. В силу ограниченности кадрового и технического ресурса известные агентства не дают того эксклюзивного, внимательного отношения, которого ожидает заказчик.
Сотрудники компаний, имеющие опыт работы с агентствами, чувствуют эту ситуацию и извлекают из нее пользу.
- На мой взгляд, через какое-то время сотрудничества ивент-компания и заказчик морально устают друг от друга и, поэтому не стоит бояться менять подрядчика, - говорит Анна Личман, начальник отдела по связям с общественностью и прессой Корпорации АТБ. - Когда работаешь с одними и теми же людьми второй-третий раз, они уже не так внимательно относятся к твоему заказу.
Компания Снэк-Экспорт при организации мероприятий предпочитает использовать собственный кадровый ресурс, не прибегая к помощи агентств. Анастасия Омельченко, заместитель директора по маркетингу, отмечает:
- Политика нашей компании заключается в том, что мы не привлекаем к организации праздников сторонние организации. У нас достаточно квалифицированных специалистов и внутренних ресурсов. Единственная ситуация, когда мы используем аутсорсинг - если необходимо пригласить эстрадную звезду украинского масштаба.
Вне зависимости от того, привлекается агентство или нет, сотрудники компаний принимают непосредственное участие в организации мероприятия. Многие откровенно признаются, что корпоративные праздники - это серьезная "головная боль", которую хотелось бы полностью переложить на event-агентства.
- Работать "под ключ" было бы удобно, т.к. накануне больших праздников менеджеры буквально разрываются: нужно договориться о помещении, напечатать полиграфию, сделать дизайн и т.д. - отмечает Анна Личман. - Но даже при работе с агентствами, которые уже зарекомендовали себя, пускать дело на самотек нельзя.
Опасения менеджеров компаний вполне понятны: за срыв или некачественное проведение мероприятия они будут отвечать непосредственно перед руководством. Если для агентства "прокол" - это досадный рабочий момент, то для менеджера компании он вполне может стать основанием для штрафа или даже увольнения.
Среди основных проблем, возникающих при работе с event-агентствами, менеджеры компаний называют легкомысленное отношение подрядчиков к срокам выполнения работ и непрозрачность финансовой отчетности.
Анна Личман, опираясь на опыт работы с агентствами разного уровня, так определяет основные проблемные зоны:
- Существует определенный кризис креатива - нет хороших сценариев, тонких, продуманных, где была бы учтена каждая мелочь. В основном предлагают организацию шоу-программ, а мы всегда стараемся создать целостную атмосферу праздника.
С другой стороны, понятно, что креатив - дело вдохновения и настроения, но есть еще и менеджмент. В работе очень мешает то, что агентства не придерживаются тайминга выполнения работ.
Недостаточная прозрачность финансовой отчетности, зачастую, ставит под сомнение правильность передачи агентству всего блока организационных работ. Плюс к этому - ни одно агентство не будет сражаться за экономию бюджета заказчика - просто все заложат в смету. Сотрудники же борются за скидки (за помещение, за оформление и т.д.) в интересах компании.
Помимо экономических и организационных причин, которыми заказчики обосновывают невозможность работать с event-агентствами "под ключ", существует также идеологический фактор: в отличие от обычного праздничного шоу, корпоратив должен четко соответствовать духу компании, затрагивать моменты внутренней жизни организации. Поэтому в процессе написания сценария, формулирования основной идеи праздника без помощи сотрудников компании не обойтись.
- Для нас главное, чтобы организаторы прониклись идеей нашей компании, - говорит Инна Рудько, начальник отдела маркетинга и рекламы ТАС-Комерцбанка. - Все мероприятия, которые мы проводим для наших сотрудников, нацелены на формирование командного духа. Мы серьезно подходим к этому вопросу. В банке есть внутренний портал, которым мы пользуемся, чтобы определить запросы наших сотрудников, выяснить, какая программа, форма мероприятия действительно порадует людей.
Таким образом, для того, чтобы агентство смогло получить заказ на проведение корпоративного праздника "под ключ", оно должно стать постоянным спутником и партнером компании-заказчика, знать его внутренние особенности и чувствовать идеологию организации (конечно, если речь не идет о повседневных дружеских отношениях между заказчиком и подрядчиком). Менеджеры днепропетровских компаний говорят о том, что уровень агентств значительно вырос, а значит, можно прогнозировать, что вскоре эти условия будут выполняться. Таким образом, запятую в предложении, вынесенном в заголовок, вскоре можно будет ставить сразу после слова "отдать"…
Алена Забуга, журнал "Мир праздника"